مراحل الإشراف والمتابعة

تقوم الإدارة بمتابعة أعمال المشاريع والإشراف الميداني على التنفيذ بواسطة مهندسي الإدارة وعناصر فنية مساعدة من حاسبي الكميات والمساحين والمراقبين الفنيين ، وذلك بهدف ضبط التكلفة ومراقبة الجودة وسلامة التنفيذ طبقاً للمواصفات والتصاميم المعتمدة والتأكد من الالتزام بالبرامج الزمنية المتفق عليها ... وذلك وفقاً للخطوات التالية :-

1) التخطيط المبدئي لعملية الإشراف والتنسيق مع المقاول قبل تسليم الموقع : ويهدف إلى إعداد خطة تفصيلية لآليات وإجراءات الإشراف ، يتفق عليها بين الجهة المختصة بالإدارة والمقاول مشتملةً على طرق الاتصال والتوثيق والمتابعة .

2) مراجعة الجدول الزمني واعتماده وتحديثه : ويهدف إلى إعداد برنامج عمل زمني تنفيذي يتقيد به كلٌ من المقاول والإدارة ، ويكون المقاول مسئولاً عن إعداده وتقديمــــه والالتزام به مع عدم الإخلال بحق الإدارة في مناقشته وتعديله وتطويره .

3) تسليم الموقع للمقاول : وذلك لإثبات تاريخ بداية التنفيذ ، وتوثيق تسلم المقاول لمواقع العمل خاليةً من العوائق بأبعادها الصحيحة وأماكنها المحددة .

4) اعتماد عينات المواد والأجهزة : يقدم المقاول بياناً كاملاً بالمواد والأجهزة التي تتضمنها أعمال المشروع ، وذلك للحصول على موافقة الإدارة عليها ، ويكون هذا البيان مدعماً ببيانات الشركة الصانعة والكتالوجات والتقارير التي تفيد بمطابقتها للمواصفات .

5) اعتماد المخططات التنفيذية : يقدم المقاول المخططات التنفيذية التفصيلية للمشروع ويقوم مهندسو الإدارة بدراستها والتأكد من مطابقتها للتصميم المعتمد والمعايير والاشتراطات العامة ، وفي حال وجود أي ملاحظات تعاد المخططات للمقاول لتصحيحها ، ويقوم مهندسو الإدارة والمراقبون بعد ذلك بالتأكد من مطابقة التنفيذ للمخططات التنفيذية التي يتم اعتمادها .

6) المتابعة الفنية للمشاريع : وتهدف إلى تحديد مستوى سير العمل من الناحية الفنية ومدى مواكبة التقدم في التنفيذ للجدول الزمني المعتمد ، ومعرفة المشاكل التي تعيق سير العمل أو تشكل سبباً لإعاقةٍ مستقبليةٍ محتملة ، والعمل على تلافي حدوث مسببات الإعاقة ومعالجة ما حدث منها بالفعل ، ويقوم مهندسو الإدارة المتخصصون بمتابعة المشاريع وذلك عن طريق التواجد المستمر في الموقع والاتصال الوثيق مع المقاولين المنفذين ... مما يمكنهم ــ بالإضافة إلى تحقيق الأهداف المتوخاة من الإشراف على التنفيذ ــ من تلقي طلبات المواطنين والتعرف على آرائهم ودراسة وجهات نظرهم المتعلقة بالخدمات المقدمة ، ويتيح بالتالي للإدارة سرعة تلبية ما يمكن تنفيذه من تلك الطلبات بعد تقييمها فنياً ومالياً ؛ ويتم هذا وفق تسلسل إجرائي خاص ينظم طريقة تقديم الطلبات وأسلوب دراستها والحصول على موافقة الإدارة على تلبية ما تثبت جدواه منها .

7) المتابعة الفنية للمشاريع بالاجتماعات : وتهدف إلى متابعة ما يواجه تنفيذ المشروع من مشاكل فنيةٍ أو إداريةٍ أو تنظيميةٍ تعيق سير العمل إذا لم تحل أو تأخر حلها ، ومناقشة هذه المشكلات وتداول وجهات النظر لاتخاذ الحل الأنسب لها بصفة عاجلة .

8) تدقيق المستخلصات المالية : وتهدف إلى صرف مستحقات المقاول خلال مدة تنفيذ العقد على دفعات وتتم بأن يقدم المقاول مستخلصات شهرية بمستحقاته للإدارة لمراجعتها والتأكد من صحة كمياتها والأسعار والعمليات الحسابية المدونة ، وكذلك مراعاة ألا يزيد إجمالي المبالغ المصروفة عن قيمة الأعمال المنفذة أو عن 90% من إجمالي قيمة العقد وذلك بالنسبة للمستخلصــات الجاريــة والمقدمـــــة قبل الاستلام الابتدائي ، أما بالنسبة للمستخلص الختامي الذي يعد تسوية لكافة حسابات المشروع بين الإدارة والمقاول ... فلا بد من التأكد من إنجاز المقاول لجميع الأعمال وفقاً للمواصفات والتصاميم ، وكذا التأكد من استيفائه لجميع ملاحظات ونواقص الاستلام الابتدائي وأنه سلم الموقع نظيفاً خالياً من المخلفات ولا توجد عليه أية مستحقات .

9) الاستلام الابتدائي للمشروع : ويهدف إلى استلام المشروع من المقاول بحالة إنشائية وتشغيلية جيدة طبقاً للشروط والمواصفات بحيث يمكن الاستفادة منه ، ويبدأ إجراء الاستلام بخطاب من المقاول يطلب فيه استلام المشروع ابتدائياً ومن ثم يتم تشكيل لجنة لإجراء الاستلام الابتدائي تتكون من أعضاء فنيين من جهاز الإدارة بالإضافة إلى المكتب الاستشاري المشرف على التنفيذ ــ إن وُجد ــ ومندوبي المقاول ، ومن ثم يصاغ قرار التشكيل وتشخص اللجنة في الوقت المحدد ؛ وتقوم اللجنة بمعاينة المشروع والنظم التشغيلية الظاهرة ، وتجري ما تراه لازماً من الفحوصات والاختبارات ، ومن ثم تعد محضراً بقرارها بالقبول أو عدمه ثم يعتمد المحضر من صاحب الصلاحية .

10) الاستلام النهائي للمشروع : يتم الاستلام النهائي بعد فترة لا تقل عن سنةٍ كاملة من تاريخ الاستلام الابتدائي وبعد أن تكون نواقص الاستلام الابتدائي التي لا تمنع الاستفادة من المشروع قد أكملت ، وبعد إصلاح العيوب التي ظهرت خلال تلك الفترة ؛ ويبدأ إجراء الاستلام النهائي بخطاب من المقاول يطلب فيه استلام المشروع نهائياً ومن ثم تشكل لجنة لذلك الغرض تضم مهندسين من الإدارة إلى جانب مندوبين عن الإدارة العامة للتشغيل والصيانة بالإضافة إلى مندوبي المقاول ، ويجب أن يسلم المشروع نهائياً خالياً من أي عيوب أو ملاحظات ، وبعد التأكد من عدم وجود ما يمنع من الاستلام يُعد محضر استلام نهائي يفيد بأن المشروع قد سلم نهائياً خالياً من النواقص والعيوب .

s
المحاور الرئيسية لخطة عمل الادارة
s
مراحل الاشراف والمتابعة
s
مراحل تطبيق خطة العمل
s
نمـــــــــاذج تقديم الطلبات